W związku z wprowadzeniem w lutym 2026 r. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) podatnicy muszą dostosować do niego swoje umowy z kontrahentami oraz wewnętrzne regulaminy. KSeF to fundamentalna zmiana wprowadzająca nowy model obiegu dokumentów, w którym faktury sągenerowane i dystrybuowane za pośrednictwem centralnego systemu państwowego. Ztegopowodu wiele dotychczasowych praktyk i zapisów umownych wymaga weryfikacji imodyfikacji.
- Zmiana umów z kontrahentami w związku z KSeF
Przedsiębiorcy powinni zweryfikować umowy z kontrahentami, aby dostosować je do nowych zasad fakturowania wprowadzanych przez KSeF.
W pierwszej kolejności należy usunąć lub zmodyfikować zapisy, które stały się zbędne lubsąsprzeczne z nowym stanem prawnym, np. te dotyczące doręczania faktur e-mailem czyarchiwizacji dokumentów
Model proponowanego postępowania:
Doprecyzowanie terminów płatności: w umowach należy doprecyzować, czy termin płatności jestliczony od daty wystawienia faktury (wygenerowania pliku XML), czy od daty jej przesłania doKSeF. Taka modyfikacja pozwoli uniknąć sporów.
Zapisy dotyczące doręczenia faktur: w umowie można zawrzeć zapisy, które modyfikują moment wystawienia i doręczenia faktury, jeżeli ma być inny niż chwila zamieszczenia jej w KSeF. W KSeF faktura będzie uznawana za doręczoną automatycznie.
Identyfikacja kontrahenta: umowa powinna określać sposób identyfikacji kontrahenta w KSeF inakładać na strony obowiązek bieżącego informowania o wszelkich zmianach w tym zakresie.
Procedura reklamacyjna: warto wprowadzić procedurę reklamacyjną, która określa sposób zgłaszania uwag do faktury, termin ich zgłoszenia i obowiązek niezwłocznej korekty. Mimo automatycznego doręczenia odbiorca nadal będzie mógł zgłosić błędy.
- Zabezpieczenie na wypadek awarii i niedostępności KSeF
Przepisy przewidują awaryjne tryby wystawiania faktur poza KSeF w przypadku niedostępności systemu, ale dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego konieczne jest uregulowanie tej kwestii również w umowie.
- Odpowiedzialność za poprawność danych i fakturowanie w KSeF
Nowe regulacje nakładają na przedsiębiorców większą odpowiedzialność za poprawność danych wfakturach, ponieważ każda pomyłka może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych, wtym ryzyka zakwestionowania prawa do odliczenia VAT-u.
Model proponowanego postępowania:
Podział odpowiedzialności w umowie: można zapisać w umowie, że każda ze stron odpowiada zapoprawne podanie własnych danych (takich jak numer NIP, adres czy identyfikator w KSeF), asprzedawca odpowiada za prawidłowe odwzorowanie tych danych w treści faktury ustrukturyzowanej.
Wyłączenie odpowiedzialności za awarie: w umowie można również zaznaczyć, że opóźnienia wdostarczeniu faktur z powodu niedostępności lub awarii KSeF stanowią zdarzenia, zaktóresprzedawca nie ponosi odpowiedzialności, wyłączając tym samym tę kwestię z ewentualnych roszczeń reklamacyjnych.
- Dostosowanie regulaminów wewnętrznych i dla konsumentów
Zmiany w umowach muszą być spójne z procedurami wewnętrznymi, dlatego konieczne jestrównoległe wprowadzenie odpowiednich modyfikacji w regulaminach firmy. Dotyczy to również regulaminów sprzedaży dla konsumentów.
Model proponowanego postępowania:
Regulaminy dla konsumentów: należy zaznaczyć w regulaminie, że to konsument odpowiada zapodanie kompletnych i poprawnych danych, szczególnie numeru NIP. Podanie NIP-u oznacza transakcję B2B, a faktura jest dostarczana przez KSeF. Brak NIP-u oznacza transakcję B2C, a faktura może być wystawiona poza KSeF.
Udostępnianie faktur konsumentom: w przypadku transakcji B2C (sprzedaż dla konsumentów) regulamin powinien określać sposób dostarczenia faktur poza KSeF, np. w formie pliku PDF lub wersji papierowej. Należy także wskazać, co ma zrobić konsument w przypadku problemów z pobraniem dokumentu.
Wewnętrzne procedury: w systemach ERP trzeba rozdzielić ścieżki fakturowania przez KSeF ipozaKSeF. Konieczne jest również przeszkolenie zespołów sprzedaży i obsługi klienta w zakresie planowanych zmian.
- Sprawne wdrożenie zmian w związku z KSeF
Dostosowanie umów i regulaminów to proces czasochłonny, który wymaga uzgodnień i negocjacji zkontrahentami. Zmiana dokumentacji kontraktowej może wiązać się z pewnymi kosztami, ale daje szansę na uporządkowanie relacji biznesowych i uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
Model proponowanego postępowania:
Wczesne rozpoczęcie działań: proces zmiany umów i regulaminów warto rozpocząć odpowiednio wcześnie, aby zdążyć podpisać dokumenty dwustronne przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
Przewidywanie problemów: Kluczowe jest przewidywanie przyszłych problemów i opisanie procedur radzenia sobie z nimi jeszcze przed ich wystąpieniem.
